שם הכותב: תאריך: 21 ינואר 2013

העשייה הארגונית מתווכת באמצעות תקשורת, הדבר נכון לגבי מנהיגות והנעה, קבלת החלטות ותרגומן למדיניות והנחיות לפעולה, פיקוח ובקרה, תיאום ואינטגרציה, הפעלת כוח, פתרון קונפליקטים משא ומתן וכן הלאה. מנהלים מקדישים את מרבית זמנם לפעילות תקשורת ומינון זה עולה ככל שמנהל הוא בכיר יותר. יתרה מזאת מרביתן של התקלות בתפקוד הארגון מאובחנות על ידי מנהלים כתקלות תקשורת.

במובן זה, אפקטיביות ניהולית תלויה במידה מכרעת ביכולתם של מנהלים לבנות ולהפעיל רשת של תקשורת ארגונית.

אם נדמה את הארגון לגוף האדם הרי שהתקשורת הארגונית הן מבחינת הפונקציה והן מבחינת החיוניות שקולה למערכת העצבים ולמידע הזורם בה. בין אם מדובר בנתונים על הסביבה החיצונית ושינויים המתחוללים בה שיש להיערך להתמודדות עימם, במידע על מצבן של יחידות פנימיות בהוראות הפעלה לגופים השונים וכן הלאה.

"בריאותה" של המערכת נושאת המידע היא קריטית לתפקודו של הגוף כולו. פגמים במערכת התקשורת הארגונית הופכת את הארגון לנכה כשם שעושה זאת פגיעה במערכת העצבים האנושית. אך בעוד, שבמערכת העצבים האנושית לכל מרכיב פונקציה קבועה משלו ומיקום קבוע במערכת, הרי שבארגון המרכיבים השונים משמשים בפונקציות שונות – קליטה, עיבוד, החלטה, שידור ויחד עם זאת גם נמצאים בתנועה והשתנות מתמדת.

הידע, המיומנות ותחושת המסוגלות לבנות את התשתית, להפעיל ולפעול עם כל אחת מן המרכיבים הוא קריטי להצלחה בתפקידי ניהול.

בארגונים מתרחש תהליך התקשורת בחמש רמות יסודיות, היוצרות רשת מסועפת של מסרים משתלבים.  תקשורת תוך אישית, תקשורת בין אישית, תקשורת צוותית, תקשורת ארגונית ותקשורת חוץ ארגונית, בתקציר זה נתמקד בתקשורת הבין אישית.

תקשורת בין אישית- הקשבה פעילה. מיומנות היסוד לתקשורת בין אישית אפקטיבית היא הקשבה פעילה. הקשבה פעילה מאפשרת איסוף מידע עשיר ומלא יותר על המתרחש ומהווה בסיס ליצירת קשר פורה יותר עם אחרים. משום כך היא קריטית לניהול אפקטיבי. מנהלים רבים מעבירים מסרים בערוצי תקשורת שונים בצורה טובה, אולם מיעוטם אפקטיבים במידה דומה בקליטה ועיבוד של מסרים.

הקשבה פעילה משמעה: שידור קשב, עניין ומגע עם הצד השני באמצעות שפת גוף ובדרך מילולית.

התמקדות בדובר לא רק בפן המילולי של דבריו – במה שהוא אומר, אלא גם ובעיקר במה שאומרת שפת הגוף שלו ועוד יותר מכך במה שאינו אומר. תגובה מתמידה לנאמר, המאשרת את קליטת הדברים, את הבנתם, תוך עידוד להמשך התקשורת וזאת מבלי להפריע לשטף התקשורת מצדו של הדובר. והצגה מרובה של שאלות הבהרה המאפשרות לצד שכנגד להתנסח ביתר בהירות ולהדגיש את הדברים החשובים ביותר מבחינתו.

תקשורת ניהולית אפקטיבית בערוץ הבלתי מילולי- מרבית בעלי התפקידים הניהוליים בארגון, ניחנים במיומנות כלשהי בערוץ התקשורת המילולי. מנהלים מצליחים להעביר מסרים מדוברים וכתובים, המניעים פעולה מכוונת תוצאות, ולכל הפחות מכירים בצורך באיסוף מידע אישי, בין אישי וארגוני באמצעות הקשבה פעילה. מאידך, מעטים בלבד ערים לפעילותו של ערוץ תקשורת משלים בלתי מילולי ומכירים בחשיבותו ומעטים עוד יותר חשים עצמם מיומנים בקליטה וניתוח כמו גם ביצירה ושידור של מסרים בערוץ זה.

תקשורת בלתי מילולית מהוה חלק אינטגרלי מכל תהליך תקשורת בו יש מגע ישיר חושי בין הצדדים בראיה ו/או בשמיעה. היא פועלת בדרכים שאינן גלויות ישירות לעין ולאוזן, אולם השפעתה לעיתים קרובות גבוהה יותר מאשר של התקשורת המילולית הגלויה.

תקשורת בלתי מילולית מהוה את המעטפת הויזואלית למסרים המילוליים אותם אנו משדרים וקולטים. כלומר, כלולים בה כל המסרים המשודרים או נקלטים מלבד המילים. במובן זה היקפה ועושרה גדולים יותר משל זו המילולית.

כיצד לפתח מיומנויות, קליטה ושידור של תקשורת בלתי מילולית?

כאשר עוסקים בפיתוח מיומנויות תקשורת מילולית ובלתי מילולית כאחד, ניתן לומר שחברתו הטובה ביותר של המנהל היא "המראה". הכוונה לסוגי מראות שונים.

מראה במובן המילולי – תרגול של יציבה, הבעה, תנועה ומחווה מול מראה מהווה את אחד מן הכלים הבדוקים לפיתוח מיומנויות אלה. זאת, דרך מתן משוב מידי לכיצד הנך נראה כאשר אתה מתקשר ולהתאמה שלמה בין כלל מרכיבי התקשורת, הכוונה אותה הנך מבקש להעביר והתוצאה אותה הנך מבקש להשיג.

פיתוח מיומנויות הקשבה פעילה ופירוש הוא מורכב יותר כיוון שרובו ככולו מתבצע באותם רגעי אמת ובאופן משולב בתהליך התקשורת. אם תשכיל לבדוק עם בן שיחך האם הבנת את משמעות מסריו בזמן אמת, תוכל לא רק לשפר את המיומנויות הנוגעות בדבר, דרך בירור הפערים בין הכוונה להבנתך. אלא תוכל גם לשפר את התהליך עצמו בכך שתגרום לבן שיחך להרגיש מובן וכי יש לך עניין בלהבין את דבריו לעומקם. יתרה מזאת, הדבר יאפשר לך גם להתמקם כמסייע לבני שיחך בארגון לשפר את יכולות התקשורת שלהם. בכך שהנך מעניק להם משוב מידי וגלוי למידת הבהירות וההתאמה בין כוונותיהם לדרכי ההעברה שלהן.

בתקציר זה למדנו כי לתקשורת בין אישית אפקטיבית יש משקל מהותי בהצלחתו של המנהל בארגון, הקשבה פעילה, תקשורת מילולית ובלתי מילולית הם כלים ויטליים בעולם הניהול המודרני ששם את ההון האנושי  במרכז כגורם מהותי לפיתוח העובד והארגון כאחד.

ביבליוגרפיה

     של מי המסר הזה?- העברת מסר ניהולי מאת רות חובב                                

          http://www.ruth-hovav.com/

 

ניהול תקשורת אפקטיבית בארגון: הפן הבין אישי מאת מעיין אמיתי                      http://www.silvernet.co.il/hebrew/Article.aspx?Item=782

תגובה אחת עד כה.



1 + שבע =

תואר ראשון
תואר שני
מרצים