שם הכותב: תאריך: 25 יוני 2013

המשך תרגול Access

טבלת חשבוניות כותרות – תכלול פרטי ייסוד של כל חשבונית, מספר חשבונית, תאריך, שם לקוח, סך לחשבונית וכדומה.

טבלת שורות – כוללת פירוט ברמת שורה של פריט שנמכר באותה חשבונית.

מכאן שתי מסקנות :

  1. מספר חשבונית יכול לשמש כמפתח ראשי בטבלת כותרות אבל לא יכול לשמש מפתח ראשי בטבלת שורות.
  2. טבלת שורות היא טבלה שמקשרת בין טבלת חשבוניות כותרות לבין טבלת פריטים.

בטבלת "פריטים" "מספר פריט" יכול לשמש מפתח ראשי.

בטבלת "שורות", כדי ליצור מפתח נשלב שני מפתחות על ידי שילוב של "מספר חשבונית" ו"מספר פריט".

מפתח זר – מפתח ראשי מטבלה מסוימת המיובא כנתון לטבלה אחרת – למשל "מספר חשבונית" ב"טבלה שורות". האם אותו מפתח באותה טבלה יכול לשמש גם כמפתח זר ? – כן בטבלה מקשרת – טבלת שורות.

ספר ראשי –

מאזן בוחן כולל 3 טבלאות שונות :

  1. טבלת חשבונות / קובץ יתרות – שם החשבון, מספר החשבון והיתרה. צד החובה צריך להיות שווה לצד הזכות.
  2. קובץ תנועות – נראה בו רישום של כל תנועה ותנועה לפי סדר המספור האוטומטי אבל כל תנועה נרשמת ב-2 שורות : אחת הכוללת את צד החובה והשנייה את צד הזכות.
  3. יומן / רישום כרונולוגי של פקודות היומן – תנועה היא חובה/זכות, פקודה היא שילוב של שניהם יחד. ברישום יוצגו תאריך, אסמכתא, פרטים, חשבון חובה, חשבון זכות, את סכומי החובה והזכות.

אנחנו רוצים שהמערכת תעדכן כל פעם רק את הפקודות יומן שלא התעדכנו בעדכון הקודם. במערכות מתקדמות יותר, המערכת מעדכנת את תאריך העדכון האחרון אוטומטית כך שאם יש חפיפה בין פקודות היומן הן לא יועתקו שנית לספר הראשי.

טופס מעניין אותנו כרו"ח כיוון שזהו כלי להזנת הנתונים למערכת מידע של הגוף המבוקר. זאת כיוון שבטופס יש בקרות מונעות שמונעות מהמשתמש להזין נתונים שגויים לתוך מערכת המידע של הגוף המבוקר. כאשר מזינים בשדה מספר חשבונית למשל – לא נוכל להזין אותיות או תווים. כאשר מזינים ת.ז. או ח.פ. של לקוח, רו"ח מבקר שבודק את הבקרות, יבדוק אם ניתן להזין ת.ז. שגוי, אותיות, מספר קטן מ-9 ספרות. טופס מעניין אותנו כדי לוודא שכבר בשלב הקלט של הנתונים במערכת המידע של הגוף המבוקר לא אירעו טעויות.

ממה יכול להיות הבדל בין רישום של 2 מערכות שונות ?

מרבית מערכות המידע כיום הם רב שנתיים כלומר, משנה מסוימת עד היום ולכן צריך לשים לב לתקופות חתך ואז היתרה כוללת את נתונים שהם לא רלוונטיים.

האם יכול להיות הבדל בין סה"כ לחשבונית בתוך טבלת "כותרות" לבין סה"כ לחשבונית בטבלת "שורות" ? עקרונית יכולה להיות טעות בין סה"כ לחשבונית בטבלת כותרות לבין סה"כ חשבונית בטבלת כותרות, טעות נדירה אך קיימת.

ישנם 2 דרכים לבדוק את ההבדל בסכומים :

  1. DSUM (דרך קשה יותר ב-Access).
  2. באמצעות 2 שאילתות (דרך יותר קלה) –

                                 א.         שאילתה 1 תעשה הכפלה של מחיר כפול כמות מתוך טבלת שורות.

                                 ב.         שאילתה 2 תסכם את השאילתה הראשונה ברמה חשבונית ותשווה את הסה"כ של אותה חשבונית לסכום של טבלת

כותרות.



תשע × 7 =

תואר ראשון
תואר שני
מרצים