שם הכותב: תאריך: 25 יוני 2013

סיכונים ובקרות בתהליכים עסקיים – היבטי מערכות מידע

סיכון הינו האפשרות להתרחשות של אירוע המשפיע לרעה על המשאבים של הארגון.

דרכים לטיפול בסיכונים : ביטול העברה, קבלה והתמודדות באמצעות בקרות. המשמעות של התמודדות הינה הפעלת אוסף של אמצעים אשר מפחיתים את השפעת הסיכון ו/או את ההסתברות להתרחשות הסיכון. התמודדות עם הסיכון מתבצעת באמצעות בקרה פנימית.

בקרה – השגת מטרות הארגון באופן חוקי.

בקרה פנימית – כל האמצעים אשר מאפשרים לארגון להשיג את מטרותיו ולעמוד בהוראות החוק.

סיווג בקרות לפי המיקום :

בקרה ידנית – בקרה שאינה ממוכנת / ממוחשבת. אינה קשורה לטכנולוגיות מידע, בדרך כלל בקרות השלובות בתהליכים עסקיים (ספירת פריטים במחסן, קריאה של נוהל).

בקרות יישומיות – הן בקרות אשר ממוקמות בתוך המערכת המהוות חלק ממערכת המידע עצמה. בקרות כגון : שדה חובה,  ספרת ביקורת של ת.ז.)

בקרות כלליות של טכנולוגיות מידע (ITGC) – אוסף של אמצעים ידניים וממוחשבים אשר נועדו להשיג מערך נאות של טכנולוגיות מידע בארגון. (מנעול על המקרן, הפרדת תפקידים, גיבויים, נוהלי פיתוח ותחזוקה וכדומה).

הבחנה בין בקרה מונעת לבקרה מגלה

בקרה מונעת ממוקמת בשלב שבו התהליך עדיין לא הסתיים. אם יש בעיה, הבקרה תימנע את השלמת התהליך. בקרה מגלה ממוקמת בשלב שבו התהליך כבר הסתיים. בדרך כלל מדובר בדוחות ושאילתות.

 דוגמאות :

  1. שומר בשער – מונעת
  2. יומן נכנסים-יוצאים – מגלה
  3. חסימת פקודת יומן לא מאוזנת – מונעת
  4. דוחות חריגים ושגויים – מגלה
  5. מצלמה על הקופאי בקיוסק – מונעת ומגלה
  6. חסימת הזמנת לקוח כאשר קיימת חריגה מתקרת אשראי – מונעת
  7. דוח המציג לקוחות שהיתרה שלהם גבוהה מתקרת האשראי – מגלה

הוראות ניהול ספרים – חוק ניהול פנקסים

מרכיבי מערכת החשבונות הממוחשבת :

ספר – קבצים שבהם נרשמות פעולות.

רישום – תהליך שבו רושמים בקובץ הקבוע.

תיעוד פנים – מסמכים שהופקו על ידי הנישום.

תיעוד חוץ – מסמכים שהתקבלו מגורמי חוץ (כולל מסמכים אלקטרוניים).

קובץ קבוע – רשומות שאינן ניתנות למחיקה, מסופררות אוטומטית ואינן זמניים.

לא ניתן למחוק נתונים מקובץ קבוע, אך ניתן להוסיף תנועות אשר נותנות ביטוי לביטול.

בקרות נדרשות במערכת החשבונות :

  • קיום קובץ קבוע.
  • הגבלת שינויים ומחיקות.
  • בדיקת רצץ מספרים עוקבים של תיעוד פנים.
  • קיום נתיב ביקורת – מעקב אחרי כל רישום למקורותיו.
  • ביצוע גיבויים רבעוניים.
  • זמינות הפקה של פלט חזותי (מסמכים, דוחות) זיהוי ברור.
  • הגבלה להפקת פלט "מקור" אחד ופלט "העתק" להפקה חוזרת של מסמכים (כגון חשבוניות).

הפקת מידע ונתונים ממערכת ה-SAP

שאילתות בגרירה :

Ü    ניתן להיכנס לצפייה בכל הפריטים

Ü    בבחירה של אותו פריט בלחיצה על החץ הצהוב ניתן לגרור את הפריט לסוג מסוים של טופס (הזמנת רכש, תעודת רכש וכדומה) וייפתח חלון של כל הטפסים מאותו סוג של הפריט הנבחר

 

מפת קשרים :

=> כל מסך בו נמצאים דרך התפריט הראשי

=> לוחצים על לחצן חץ ירוק ימינה

=> במסך עצמו לוחצים על מקש ימני בעכבר

=> לחיצה על "מפת קשרים" תציג את הקשר בין אותן הזמנות לתעודת המשלוח ותעודות הרכש הרלוונטיות.

 

כרטסת חשבונות : מאפשרת להציג איזה תנועות עברו באיזה חשבון

=> דוחות

=> כספים

=> הנהלת חשבונות

=> כרטסת

 

מאזן בוחן :

=> דוחות

=> כספים

=> כספים

=>מאזן בוחן

=>סימון V את "כרטיסים" יציג את לקוחות וספקים שמנוהלים בספרי עזר.

=>סימון V את "חשבונות" ו-X על ראש העמודה הפנימית יציג את כל החשבונות תוך בחירת רמה (1-4).

כרטסת מלאי :

=>דוחות

=>מלאי

=>כרטסת פריטים

=>"אשר"

 מערכות בין-ארגוניות

בעידן של היום, מקור הנתונים במערכות המידע עשוי להיות מחוץ לארגון. לקוחות, ספקים וגורמים אחרים עשויים ליזום התחלה של תהליך. הנתונים יוזנו במערכות של הגורמים החיצוניים ויעברו באופן אוטומטי אל מערכת המידע של הארגון.

EDI – מערכת שמאפשרת העברת מסמכים באופן אלקטרוני בין ארגונים.

EFT – דומה למערכת ה-EDI אבל בשימוש מוסדות פיננסיים.

יתרונות מערכות אלה :

  • קיצור זמן האספקה או העברת הכספים.
  • חיסכון בעלויות העסקה לספק ולקוח.
  • חסכון בזמן הטיפול וההזנה של מסמכי העסקה.
  • חסכון הדפסות וניירת.
  • הקטנת טעויות בעסקה וברישומה.

 SCM – מערכות המאפשרות לשנע מלאי. בכל רגע נתון ניתן לדעת איפה המלאי היה, איפה הוא נמצא ולאן הוא הולך. דוגמה לכך היא מערכת מעקב של הדואר.

יתרונות המערכת :

  • ללקוחות
  • קיצור זמן אספקה
  • הקטנת רמת המלאי
  • הפחתת מוצרים חסרים
  • הקטנת הצורך בניהול וחידוש מלאי
  • לספקים
  • חיזוק קשר עם הלקוח
  • תכנון ייצור יעיל
  • תכנון אספקה יעיל

 XML – שפה מתקדמת להעברת מסרים בין מחשבים ובין חברות.

 XBRL – שפה אחידה לדיווח נתונים של דוחות כספיים באופן ממוחשב. מאפשר לבצע השוואות וניתוחים של דוחות כספיים בשפות שונות, במדינות שונות ובארגונים שונים. לכל מצג משייכים תגית. התגית מתייגת טכנית.



4 × שמונה =

תואר ראשון
תואר שני
מרצים