שם הכותב: תאריך: 25 יוני 2013

רישומים כספיים במערכות המידע

מבוא והגדרות :

נכון להיום ולעתיד פקודות היומן השוטפות אשר נרשמות במערכת הנהלת החשבונות הינם פקודות אוטומטיות אשר נגזרות מהתוצאה העסקית של תהליכי העבודה. כלומר, אין מי שמקליד פקודות יומן אלא הן נרשמות באופן אוטומטי.

הספר הראשי General Ledger – בסיס נתונים להפקת דוחות כספיים כגון : מאזן ודוח רווח והפסד. ספר ראשי = הנהלת חשבונות כפולה. הרישום בספר הראשי מתבצע באמצעות פקודות יומן מאוזנות. הרישום בספר הראשי הינו רישום סופי ולא רישום מפורט.

מבנה הספר הראשי :

הספר הראשי מורכב מ-3 קבצים –

  1. קובץ אינדקס הכולל קוד חשבון, תיאור חשבון וסוג חשבון.
  2. קובץ יתרות הכולל קוד חשבון ויתרה.
  3. קובץ תנועות הכולל:

            א.         מספר תנועה (אוטומטי).

            ב.         אסמכתא – שדה המאפשר לקשור את הפקודה למסמך המקור.

             ג.          תאריך ערך / רישום – התאריך הקובע לתקופת החתך בדוחות הכספיים.

            ד.         תאריך מסמך – נתון אינפורמטיבי המייצג את התאריך אשר מופיע במסמך.

            ה.         תאריך הזנה – ערך אוטומטי המייצג את המועד שבו הפקודה נרשמה בפועל.

דוגמה : התקבלה חשבונית ספק באפריל, החשבונית הוזנה במאי והתאריך של החשבונית הוא מרץ. תאריך מסמך – מרץ, תאריך רישום – אפריל, תאריך הזנה – מאי.

             ו.          חשבון חובה

            ז.          חשבון זכות

            ח.         סכום

היתרה של חשבון הינה ההפרש בין סך תנועות החובה לסך תנועות הזכות. כדי להפחית עומס ולייעל את עבודת המערכת, מנהלים בנוסך לקובץ התנועות גם קובץ יתרות. כאשר מתרחש אירוע המחייב רישום של פקודת יומן מתווספות תנועות לקובץ התנועות ובמקביל מתעדכנת היתרה של החשבונות הרלוונטיים בקובץ היתרות.

ספרי עזר – ספר העזר הינו קובץ שבו נרשמת תנועה אחת לכל אירוע. בספר העזר יירשמו פירוטים לרישומים מסכמים מהספר הראשי. (ראה שקופית מס' 6 הכוללת דוגמאות של ספרי עזר).

הקשר בין ספרי העזר לספר הראשי מתבצע באמצעות חשבונות מרכזים אשר ממוקמים בספר הראשי. לדוגמה : חשבון מרכז ספקים, חשבון מרכז לקוחות.

כאשר מתרחש אירוע המחייב רישום בספר עזר, מתווספת שורה לספר העזר ובמקביל מאחורי הקלעים מתעדכן באופן אוטומטי החשבון המרכז בספר הראשי.

תקציב / בקרה תקציבית עוצרת – התקציב מאפשר לבזר ולהאציל סמכויות למנהלים תחת המגבלות של התקציב. שלבים בתהליך ניהול התקציב בהקשר לתהליך הרכש :

  1. דרישת רכש – הארגון מגיע למסקנה שהוא זקוק לרכש של טובין או שירות. העובד במחלקה נכנס למערכת ומזין דרישת רכש. מנהל המחלקה בוחן את הדרישה ומנסה לאשר אותה. אם יש תקציב הדרישה מאושרת. בשלב זה הכסף בתקציב עובד למצב של "שריון חלש". המשמעות של "שריון" היא שהכסף מיועד למטרה מסוימת. משמעות של "חלש" הינה שניתן להתחרט.
  2. הזמנת רכש – הקניין מקבל דרישת רכש מאושרת ועל פי נהלי הארגון מתקשר עם הספק ומוציא הזמנת רכש. בשלב זה הכסף בתקציב עובר למצב של "שריון חזק".
  3. אימות החשבונית – מנהל החשבונות מקבל חשבונית ספק. מנהל החשבונות בודק שהפריטים בחשבונית תואמים למה שהתקבל ולמה שהזמנו. אם הכל תקין החשבונית מאושרת לתשלום. בשלב זה, הכסף בתקציב עובר למצב של בוצע / נגרע / נעול – אי אפשר להשתמש בכסף / להתחרט. ביטול יאושר רק אם הסחורה לא סופקה.

תמחיר / בקרה תמחירית / חשבונאות ניהולית :

זהו תחום המאפשר לארגונים לזהות את הרווח או ההפסד ממוצרים / סניפים או על ישות ארגונית אחרת. התקציב משולב בתהליך הרכש. אם יהיה חסר כסף לא ניתן יהיה להשלים את הרכש. לעומת זאת, התמחיר בא לידי ביטוי אחרי שהתהליך הסתיים, לכן התמחיר הוא בקרה מגלה או מאתרת אך בוודאות אינה בקרה מונעת.

רישומים חשבונאיים של מלאי תמידי :

חשבון מעבר ספקים – הינו חשבון מאזני אשר בדרך כלל יהיה ביתרת זכות. החשבון מבטל התחייבות כללית כלפי ספקים. כאשר תתקבל סחורה החשבון יזוכה ואחרי שנאמת את חשבונית הספק החשבון יחויב. המשמעות של יתרת זכות בחשבון המעבר היא שהתקבל טובין אבל עדיין לא בוצע תהליך של אימות חשבונית.

קבלת טובין

ח

מלאי

ז

חשבון מעבר ספקים / GRIR / בור   ספקים

אימות חשבונית

ח

חשבון מעבר ספקים / GRIR / בור   ספקים

ז

ספק ספציפי (ספר עזר ספקים) /   חשבון מרכז ספקים (ספר ראשי)

ניפוק טובין

ח

הוצאות / עלות מכר / רכוש   קבוע לפי השימוש

ז

מלאי

רישומים כספיים בתהליך הרכש – השקופית מתארת את הרישומים השונים במערכות ובספרים בשלבים שונים בתהליך הרכש. העמודות מייצגות מערכות וספרים, השורות מייצגות שלבים שונים בתהליך.

כאשר נכנסים ל"תעודת רכש" תחת לשונית "קניות", אם פונים ללשונית "הנהלת חשבונות" ניתן להיכנס ולראות את תנועת היומן של החשבונית הנ"ל.

 

רישומים חשבונאיים

בשיעור שעבר נלמדו הרישומים החשבונאיים בתהליך הרכש. הרישומים החשבונאיים בתהליך המכירות הינם פשוטים יותר. הלקוח מחויב במעמד הפקת חשבונית המס כנגד חשבון הכנסות ואין חשבון מעבר לקוחות. ראה שקופית מס' 12 (מצגת 2 במודל).



ארבע × 6 =

תואר ראשון
תואר שני
מרצים