שם הכותב: תאריך: 25 יוני 2013

תרגיל מס' 2 ב-SAP – תהליך הרכש

ארגונים, כדי להוציא לפועל התחייבויות כלפי לקוחות, נדרשים לבצע רכש. בתהליך הרכש, הארגון מזהה את הפריט / שירות שהוא נדרש לרכוש ואת הספק ממנו הוא מבקש לרכוש את הפריט או השירות ומתחיל את תהליך הרכש.

תהליך הרכש מורכב ממספר שלבים. במסגרת התרגול נתרגל את השלבים הבאים :

  1. הזמנה מספק.
  2. קבלת טובין (תעודת משלוח רכש).
  3. אימות / אישור חשבונית הספק (תעודת רכש).

לארגונים יש את תפקיד הקניין (קונים). הקניין מקבל דרישות מבעלי תפקידים בארגון. הדרישות מאושרות על ידי המנהל המתאים ואז מתחיל תהליך רכישה במחלקת הרכש. כאשר מקבלים את הסחורה מאשרים הקבלה ומעדכנים המלאי. כאשר הספק שולח חשבונית היא צריכה להיות מאושרת לתשלום על ידי מנהל חשבונות ספקים.

לפני התרגול של תהליך הרכש, יש להקים תשתית שתאפשר את ביצוע התרגיל כדלקמן :

  1. הקמת ספק / לקוח. (מומלץ להוסיף עם ת.ז. כדי לאתר בקלות).

כרטיסים -> ניהול כרטיסים -> לבחור ב"ספק"/"לקוח"/"ליד"(=לקוח פוטנציאלי) -> לבחור קוד "אוטומטי"/"ידני" -> לעדכן שם

לחיפוש השם עוברים למצב חיפוש (ע"י משקפת) ומחפשים לפי שם (במילים או במספר בין כוכביות, למשל *201*).

  1. הקמת פריט.

מלאי -> כרטיס פריט

כאמור, תהליך הרכש אשר יתורגל מורכב מ-3 שלבים :

  1. הזמנה מספק.
  2. קבלת טובין.
  3. אימות / אישור חשבונית הספק.

במערכת ה-SAP –

שלב ההזמנה מהספק נקרא "הזמנת רכש".

שלב קבלת הטובין "תעודת משלוח רכש".

שלב אימות / אישור החשבונית "תעודת רכש".

לפני שנוכל להזמין פריט מהספק יש להקים את הפריטים ואת הספקים במערכת.

בהקמת פריט :

"מלאי" -> "כרטיס פריט" – > כרטיסיה "נתוני מלאי" -> יש לסמן את שורת "מחסן כללי" על ידי לחיצה בעמודה הימנית ביותר -> לחיצה על "קבע כמחסן ברירת מחדל".

לדוגמה :

ספק – ספק הבית

פריט – גגוני חממה

קשר בין שלבי הרכש

בין השלבים השונים מתקיים קשר. בשלב הראשון בתהליך מזינים את הנתונים ובשלבים הבאים מושכים את הנתונים משלבים קודמים. כלומר, אם נזין הזמנה, בשלב תעודת המשלוח אין צורך להזין פרטים מחדש אלא מושכים את פרטי ההזמנה הקיימת. גם בשלב החשבונית נמשוך את הנתונים העדכניים משלב תעודת המשלוח.

הזמנת רכש (מתבצעת על ידי קניין) :

"קניות" -> "הזמנת רכש" -> יש לאתר את הספק דרך לחיצה כפולה על ה"שם" -> נזין פריטים : בקוד פריט נלחץ לחיצה כפולה וייפתח חלון בו נחפש את הפריט לפי שמו -> נזין כמות ומחיר ליחידה -> "הוסף"

בלחיצה על זכוכית מגדלת מתקבלת תצוגה מקדימה של הזמנה

קבלת טובין (מתבצעת על ידי מחסנאי) :

כדי להעביר מיידית את פרטי הזמנה לתעודת המשלוח ניתן במסך ההזמנה ללחוץ על "העתק אל" ולבחור ב"תעודת משלוח רכש". נפתח מסך "תעודת משלוח רכש" -> אם התקבלה כמות נמוכה מכמות ההזמנה (משלוח בפעימות), ניתן לשנות לכמות שהגיעה בפועל -> ההערה מוזנת אוטומטית ("ע"ס הזמנות רכש 29") -> "אשר"

תעודת רכש (אישור החשבונית) מתבצעת על ידי הנהלת חשבונות :

ממסך "תעודת משלוח רכש" -> "העתק אל" -> "תעודת רכש" -> נפתח מסך "תעודת רכש" -> ניתן להזין גם הנחה מצידו של הספק (על ידי שינוי אחוזים בשורת הפריט) -> לוודא את סכום התשלום -> "הוסף"

ניתן לבצע שינויים גם אחורנית על ידי לחצן "העתק מ".

בהתייחס לתהליך המכירות וכפי שתורגל בתהליך הרכש, השלבים הרלוונטיים במערכת ה-SAP הינם הזמנת מכירה, תעודת משלוח וחשבונית מס.



שמונה + 8 =

תואר ראשון
תואר שני
מרצים