שם הכותב: תאריך: 20 אפריל 2013

בקרות פנימיות בתהליכיםחשבונאיים עיקריים

בקרות הן חלק מתהליך שנדרש להבין את מהותו, את הסיכונים הכרוכים בו ואת המניעים לעמידה ביעדים. בנוסף, יש לבחון כיצד תהליך אמור להתקיים ולאחר מכן לזהות את נקודות החולשה בו.

קיימים מספר תהליכים:

 

תהליך הרכש

סוגי רכש:

  • חומרי גלם
  • מלאי מוצרים בתהליך
  • תוצרת גמורה
  • רכוש קבוע
  • שירותים
  • ציוד משרדי
  • כיבודים

 

שלבים בתהליך הרכש:

תכנון

  • זיהוי הצורך- זיהוי הצורך הכרחי כדי שלא יהיה בזבוז של משאבי הארגון לשווא. בשל העובדה שהארגון שואף להיות רווחי ויעיל, יש צורך ראשית לזהות את הצורך ברכישה.
  • תכנון תקציב- חברה קובעת מראש מסגרת תקציב לכל סעיף. כאשר מבצעים את תכנון הרכש יש לוודא שהתכנון תואם את התקציב שעומד לרשות החברה. בשל העובדה שהתקציב הוא מוגבל, ישנו סיכון שתהיה חריגה מהתקציב.

בחירת ספקים

  • פניה לקבלת הצעת מחיר- נדרש שהצעת המחיר תכלול אפיון מפורט: מחיר, איכות, זמן אספקה, טיב הספק, אחריות. קיים סיכון שבחירת הספק לא תהיה הנכונה ביותר, לכן כדי למנוע סיכון זה נדרש לבצע תיעוד.
  • קבלת הצעת מחיר- נדרש לקבל הצעות ממחיר ממספר ספקים וזאת בהתאם למוצר ולתג המחיר שלו.
  • ניתוח הצעות תמחיר- לאחר קבלת כל הצעות המחיר, יש לבצע השוואת מחיר, מפרט, זמן אספקה, ניסיון והמלצות של הספק.

התקשרות בפועל

  • הסכם התקשרות עם הספק- ההסכם יהיה בכתב על מנת למנוע אי בהירות וטעויות ויכלול את: אפיון המוצר, זמן אספקה, מחיר, אחריות. חשוב שההסכם יהיה חתום ע"י שני הצדדים ושהחותם יהיה מורשה חתימה (זוהי בקרה).
  • ביצוע הזמנה- ההזמנה כוללת מחיר, כמות, תנאי תשלום.
  • קבלת סחורה/ שירות- בעת קבלת הסחורה יש לבצע בדיקת תעודת משלוח, בדיקת איכות, הכנסת המלאי למערכת. בשלב זה קיים סיכון שהסחורה שהתקבלה תהיה פגומה או לא נכונה, איחור במזנים וכו'.
  • תשלום חשבונית- הגורם שמאשר את החשבונית הוא לא שמבצע את ההזמנה.

בקרות כלליות בתהליך הרכש-

  • תקציב ועמידה בתקציב- יש לעמוד בתקציב מול ביצוע, דהיינו לא לחרוג ממסגרת התקציב שנקבעה. ניתן למנוע מצב זה של חריגה בתקציב בעזרת חסימה במערכת, כלומר לא יהיה ניתן להפיק הזמנה ללא אישור תקציבי, ניהול תקציבי.
  • תהליך מסודר להתקשרות מול ספקים
  • תואר מידות וקוד אתי – אין העדפת ספקים, אסור לקבל מתנות או שוחד מספקים.
  • סגירת תהליכים תפעולים- השוואה בין מסמכים- לדוגמא כאשר מאשרים חשבונית יש להשוות בין החשבונית לבין תעודת המשלוח.
  • הפרדת תפקידים- הגורם שמקבל את הסחורה לא יהיה הגורם שמאשר את החשבונית.
  • מורשה חתימה- מגדיר מיהם האנשים שמורשים לחתום בשם החברה.
  • מדרג סמכויות- לדוגמא עד סכום מסוים מישהו מסוים יכול לחתום. כאשר קיימות מערכות ממוחשבות, המדרג נעשה באופן אוטומטי.
  • הליך תקופתי של הערכת ספקים.
  • בדיקת דוחות חריגים- נדרש לבדוק דוחות חריגים כדי לזהות אי התאמות (לדוגמא הוצאת דוח של חשבוניות שלא תואמות את ההזמנה).
  • סקירת קובץ אב ספקים- רשימת ספקים שנמצאים בתוך המערכת (שמות, מספר חשבונות בנק, כתובות), מונע הונאות ומעילות.
  • תיעוד- כאשר מתבצעים הסכמים חתומים חשוב שיהיו מתועדים.

 

תהליך המלאי

סוגי מלאי:

  • מלאי חומרי גלם
  • מלאי בתהליך
  • מלאי תוצרת גמורה
  • מלאי במשגור
  • מלאי איטי/ מת/ פג תוקף.

שלבים בתהליך המלאי:

  1. תכנון/ עיתוד המלאי- נדרש לבצע תכנון של מלאי שנדרש להזמין. התכנון יעשה לפי צפייה לתחזית מכירות, בדיקת צריכה צפויה, זמן אספקה וכו'. קיים סיכון בתכנון לא נכון של המלאי, שיכול לגרום לבזבוז רב של כסף ולגרום לעודף/ חוסר של מלאי.
  2. הזמנה והצעות מחיר- מדובר באותו תהליך כמו בתהליך הרכש. יש לקבל הצעות מחיר ממספר ספקים, לבצע ניתוח של הצעות המחיר ולהחליט מאיזה ספק לבצע את הרכישה.
  3. קבלת מלאי-

סיכון

בקרה

כמויות שונות ממה שבוצעו בהזמנה

בדיקת מסמכים והצלבה בין תעודת המשלוח להזמנה, נדרש לבדוק כי הכמות שהוזמנה היא זו שהתקבלה בפועל.

מלאי פגום

בקרת איכות.

טעויות ברישום של המלאי

שני גורמים מעורבים בתהליך- נדרש שיהיה גורם אחד שיבצע את הרישום וגורם אחר שיבדוק את המלאי, וזאת כדי לצמצם טעויות ברישום.

טעויות בספירת המלאי

הצלבה ממוחשבת בין המסמכים.

  1. אחסנה ואחזקה של המלאי-

סיכון

בקרה

אסונות טבע- שיטפון, שריפה וכו'.

אמצעי מיגון ובטיחות- מטפים, גילוי אש, הוראות בגין בטיחות ונהלים.

.

גניבות/ איבוד מלאי

קרי הפרדת תפקידים, דוחות חריגים וכו'.

מלאי פג תוקף.

ניהול מלאי לפי FIFO כדי להימנע ממוצרים פגי תוקף

סידור במחסנים- התמצאות ואיתור המלאי

קטלוג ומספור מלאי, יש לדאוג להתאמה בין המספור הפיזי לבין המספור במחשב.

 

  1. השמדות- קיימים שני סוגי מלאי שמהם נרצה להיפטר: מלאי פג תוקף ומלאי פגום.

שלב זה הינו שלב מסוכן היות שיכול להיווצר מצב בו נשמיד מלאי בשוגג, דהיינו מלאי שלא צריך להשמידו. בנוסף, קיים סיכון של גניבה, כלומר המחסנאי עשוי להצהיר כי הוא השמיד מלאי מסוים אך בפועל בוצעה גניבה.

תהליך ההשמדה:

א.      אישורים- יש לקבל אישור מגורם בכיר להשמדת המלאי, דהיינו המחסנאי הוא לא זה שמחליט.

ב.      גורמים חיצוניים אובייקטיבים- נדרש שגורמים אלו יימצאו בהשמדה באופן פיזי.

ג.       דוחות חריגים

ד.      עדכון מערכות מידע

 

 

תהליך השכר

  1. 1.      הקמת עובד במערכת השכר
  • התאמה לתיק אישי
  • אישור ממונים + חוזה חתום.
  • הרשאה מתאימה להקמה+ הרשאה לביצוע פעולות במערכת.
  1. 2.      איסוף נתוני נוכחות, לרבות ניהול מעקב בגין חופשה, מחלה, מילואים.
  • תהליך ממוחשב של איסוף נוכחות
  • קבלת אישורי מחלה, מילואים
  • רישום ובקרה אחר ניצול חופשה.
  • הפרשה חשבונאית לחופשה ופיצויים.
  1. 3.      עיבוד וחישוב השכר- קיימות חברות שמנהלות את השכר במערכות פנימיות וקיימות חברות שמשתמשות בחברות חיצוניות שמבצעות עבורן את עיבוד השכר (תלושים). סמנכ"ל הכספים הוא זה שמאשר את שכר העובדים.
  • שימוש במערכת לניהול שכר מוכרת וראויה.
  • עדכון אוטומטי של עדכוני שכר ובקרות תקופתיות בנושא.
  • קיומו של תהליך בקרה חודשי על שכר.
  • בדיקות פרטניות מדגמיות
  • הרשאות לביצוע שינויים ואישורם.
  1. 4.      אישור השכר לתשלום
  • קיומו של נוהל ותהליך בקרה על הקובץ הסופי.
  • תיעוד של תהליך האישור.
  • לוג שינויים.
  1. 5.      גמר חשבון לעובד שמסיים עבודתו
  • עמידה בדרישות החוק בנוגע להליך סיום העסקה
  • קיומו של נוהל ורשימת תיוג מסודרת של סיום העסקה כולל פדיון ימי חופשה, חישוב פיצויים, סעיף 14, התייחסות לקרן פיצויים וכו'.

לצילום השיעור

 

לסיכום המשך

 



× 7 = חמישים שש

תואר ראשון
תואר שני
מרצים