שם הכותב: תאריך: 16 נובמבר 2013

ביקורת מכירות, לקוחות וחייבים

לקוחות ומכירות

נוהל ביקורת הרלוונטי לביקורת זו הוא תקן 84- בקשה לאישורי יתרה:

באופן מפתיע, זהו נוהל שאינו מחייב, כלומר אין זו חובה להצטייד באישורי יתרה של לקוחות.

 

מדוע יש צורך באישורי יתרה (מטרת הנוהל)?

  1. אימות קיום הלקוחות.
  2. וידוא חתך מכירות – לקיחת אישורי יתרה והשוואתן מול הכרטסת בהנה"ח. השאיפה היא שהיתרה בשני אלו תהא זהה, אך אם אין את אותו הסכום ישנה בעיה. במצב זה יכול להיות שהיתרה במאזן הבוחן בקרב המבוקר היא עד ל28/12 ולא עד ה31/12. אישורי היתרה מסייעים לבדיקת נאותות החתך ונאותות השלמות.
  3. תרמיות – ניתן לזהות הונאות ע"י אישורי היתרה, נניח שהלקוח העביר כסף לחשבון והמבוקר רוקן את החשבון אליו. מושג זה נקרא: Lapping

 

מתי אישורי היתרה לא יעזרו?

גם אם היתרות נכונות ואינן שנויות במחלוקת, זה לא אומר שהלקוחות אכן ישלמו את חובם. יש לוודא שהחובות הם ברי-גבייה. במילים אחרות, לא די בבדיקת יתרת הלקוח, אלא לבדוק אם החוב ייפרע בפועל. נבדוק זאת ע"פ נוהל "התפתחות היתרה". לחוב הרי יש מועדי גבייה ע"פ תנאי אשראי – אם אני עושה את הביקורת חודש לאחר חודש כספי שבו החוב היה אמור להיפרע – יש לוודא הפרשה לחומ"ס.

עבור בדיקה זו ניתן להיעזר גם בדוח גיול חייבים, אשר מציג רשימת כל היתרות הפתוחות של לקוחות. דוח גיול הוא לעולם לתאריך מסוים, מציג את הגיל של החוב.

 

דוח גיול ליום 30/9/2013 ייראה כך:

שם הלקוח
מס' ח-ן בהנה"ח
סה"כ סכום היתרה
תנאי אשראי של הלקוח
גיול החוב בפועל

ליטל 12345 1000 שוטף+30 פירוט מטה

דוד 54321 2000 שוטף+60

 

*עמודת "סה"כ סכום היתרה" תהא זהה לסה"כ לקוחות במאזן.

*גיול החוב בפועל:

  • עד 30 יום – 200 ₪
  • 30-90 יום – 300 ₪
  • 90-120 יום – 150 ₪
  • מעל 120 יום – 350 ₪

למעשה ע"פ תנאי האשראי (שוטף+30) סך החוב שמועד פירעונו כבר עבר הוא 350+150=500

עבור החובות שבפיגור, יש לבדוקן. ייתכן שבבדיקת ההתפתחות במהלך השנה נגלה חובות אלו נפרעו או נזקפו לחובות אבודים.

 

נוהל הפניה ללקוח עבור קבלת אישורי היתרה

בקשה לאישורי יתרה לעולם מוצאת ע"י המבוקר. מי שחותם על הבקשה הוא אמנם המבוקר, אך הרו"ח המבקר כותב את נוסח המכתב ובנוסף הוא קובע למי לשלוח את הבקשות לאישורי היתרה. מי ששולח בפועל את המכתב הוא הרו"ח המבקר, משום שכך לא יהיה חשש שהמכתב בסוף לא ישלח. בתוך המכתב יש בקשה להחזיר את אישור היתרה לרו"ח המבקר (מצורפת מעטפה מבוילת). לפי התקן אישורי יתרה חייבים להתקבל אצל הרו"ח המבקר. יש לציין שהבקשה נחתמת ע"י המבוקר, משום שבין הרו"ח לבין הלקוח אין קשר משפטי. לפי התקן, אישור יתרה לא חייב להיות מופנה לרו"ח המבקר. בד"כ בראש דף האישור תהיה פנייה אל הלקוח, על אף שהמכתב עצמו כן אמור להישלח לרו"ח המבקר – זהו עניין של ניהול סיכונים (שלא תהיה עילה לתביעה אח"כ).

 

השיטות לבקשת אישור יתרה

  1. שיטה שלילית – שיטה בה פונה המבוקר ללקוח ß מודיע לו על יתרתו בספרי המבוקר ß באם היתרה אצל הלקוח זהה, אין צורך להשיב ß באם היתרה אצל הלקוח שונה, יש צורך להשיב לרו"ח המבקר. זוהי השיטה המקלה מבין השתיים.

    "הסכום הינו XXX, אם הוא נכון אין צורך להשיב".

    השימוש בשיטה השלילית מוגבל בתקן למצבים הבאים:

    1. כאשר למבוקר יתרות רבות של לקוחות, המורכבים מסכומים קטנים יחסית. מתאים למבוקר כמו רשת גדולה או בנק.
    2. כאשר הרמה המוערכת של סיכון מובנה וסיכון הבקרה הוא נמוך – ואז סיכון אי הזיהוי הוא גבוה.
    3. כאשר לא צפוי מס' משמעותי של טעויות. הכל נאות.
    4. כאשר אין למבקר סיבה להאמין שהמשיבים יתעלמו מהבקשה.
  2. שיטה חיובית – שיטה בה בכל אופן אצפה לתגובה מהלקוח. 2 אופציות עבור הנוסח בשיטה זו:
    1. הסכום הינו XXX. מאשר: כן/לא.
    2. היתרה הינה ________ .

    מתי נשתמש בשיטה החיובית?

    1. כאשר למבוקר יש יתרות חובה בסכומים מהותיים.
    2. כאשר הבקרה הפנימית אצל המבוקר אינה נאותה.
    3. כאשר קיים חשש לליקויים ברישומים אצל המבוקר.
    4. כאשר לא קיים אצל המבוקר נוהל של משלוח מצבי חשבון תקופתיים ללקוחות באופן שוטף.

תמיד אפשר לשלב בין שתי השיטות! שימוש משולב מאפשר להשתמש בשיטה החיובית מול חלק מהלקוחות ובשיטה השלילית מול שאר הלקוחות.

 

תקן 85- דגימה בביקורת

אילו יתרות אבקש? האם אבקש מכל לקוחותיי?

ע"פ התקן יש 3 חלופות –

  1. נבקש לבדוק את כל היתרות.
  2. בחירה סלקטיבית – שכיח מאוד. נבחר יתרות של לקוחות גדולים, יתרות מאופסות.
  3. דגימה סטטיסטית – אקראית.

 

מה עושה רו"ח מבקר כאשר לא משיבים לו על בקשה לאישור יתרה?

הרי שללקוח אין חובה להשיב על הבקשה.

  • מצב 1- הבקשה נשלחה ואין מענה חזרה.
  • מצב 2- לא היה ניתן לשלוח כלל את הדואר ללקוח (בד"כ מתבצע בדואר).

במצב זה מיישמים נהלים חלופיים:

  1. בדיקת התפתחות – גם אם קיבלתי אישור יתרה וגם אם לא, אעבוד ע"פ בדיקה זו. נבדוק את התפתחות החוב לאחר תאריך המאזן.
  2. דוח גיול – בדיקה האם החובות עומדים לפי תנאי האשראי שנקבעו.
  3. התחקות אחר מסמכים – השוואה מול הזמנות, תעודות חיוב וכו'.

 

תכנית ביקורת של סעיף הכנסות ממכירות

**מדובר בסעיפים נבחרים בלבד**

  1. קבע את רמת סיכון הביקורת הנדרשת לדעתך ואמוד את רמת סיכון החשיפה לאור תוצאות סקר הבקרה הפנימית, בו נאמדה רמת סיכון הבקרה וסיכון שבמהות.
  2. בצע בדיקת רציפות החשבוניות. ß
    בדיקה מדגמית
  3. קבל הסברים בגין חשבוניות חסרות, כפולות וכו'.
  4. בדוק מדגמית שלכל תעודת משלוח הוצאה חשבונית.
  5. בדוק חתך של מכירות.
  6. בדוק מדגמית את המחירים בחשבוניות למול מחירון הפירמה.
  7. בצע התאמה בין המכירות בספרים לבין המכירות שדווחו למע"מ ולמס הכנסה. ß
    הערה מטה
  8. וודא הקבלה נאותה בין ההכנסות לבין העלויות מבחינה כמותית וערכית. ß
    הערה מטה
  9. קרא הסכמים עם לקוחות עיקריים ותמצת את עיקריהם. ß
    הערה מטה
  10. בדוק האם זיכוי לחשבון הלקוחות נעשה רק על סמך תעודת זיכוי מאושרת כהלכה.
  11. בדוק חתך של תעודות זיכוי אחרונות.
  12. בדוק האם הנחות שנתנו ללקוחות הינן בהתאם למדיניות ההנהלה, והאם אושרו כנדרש.
  13. השווה בין מכירות השנה למכירות בתקופות קודמות וקבל הסברים באשר להבדלים מהותיים, אם היו.
  14. השווה את שיעור הרווח הגולמי של השנה המבוקרת לנתוני שנים קודמות.
  15. השווה בין נתוני המכירות בספרים לבין נתוני מערכת התקציב או מערכת התמחיר.
  16. בחברה שחוק ניירות ערך חל עליה וודא הצגה נאותה של סעיף הכנסות ממכירות בהתאם לתקנות ניירות ערך (עריכת דוחות כספיים שנתיים), התשנ"ג-1993.
  17. קבל הצהרת מנהלים בדבר נאותות הצגת סעיף המכירות בדוחות הכספיים.

 

*הערה בנוגע לסעיף 7 –

עסקים מגישים דיווחים תקופתיים למע"מ – "בתק' הדיווח X היו לי Y הכנסות בשיעור מס Z% ".

דוח תקופתי נוסף הוא עבור מס הכנסה עבור תשלום מקדמות. שיטה לתשלום מקדמות היא אחוז מהמחזור.

כאשר בודקים סכומי מכירות, יש לבדוק האם זה תואם לסכומים שדווחו למע"מ ולמ.ה.

*הערה בנוגע לסעיף 8 –

לדוגמא אני מוכרת מוצר מסוים ואני מבקשת מהנה"ח דוח שמציג כמה מוצרים כאלו מכרתי. את דוח זה אשווה מול טבלת המלאי שלי ומול עלות המכר בדוח רוו"ה ואבדוק אם המצגים הגיוניים.

*הערה בנוגע לסעיף 9 –

צריך לקרוא הסכמים עם לקוחות עבור ידיעת תנאי האשראי, תנאי החזרת מוצרים, בדיקת סעיפים בעייתיים בחוזה שידליקו נורה אדומה, קונסיגנציה, התחייבות לשדרג ללא כסף (ואז יש לייחס למודולים עתידיים שאמסור ללקוח חלק מההכנסות).

 

לצילום השיעור



שבע + 6 =

תואר ראשון
תואר שני
מרצים