שם הכותב: תאריך: 20 אפריל 2013

מבוא- תהליכים

על מנת להשיג את היעדים שהוגדרו על ידיי כל ארגון וארגון הוגדרו בהתאם למאפייני הארגון ולמבנהו, תהליכים ארגוניים המייצרים פעילות על מנת להשיג בסופו של דבר את היעדים הארגוניים- "התהליכים הארגוניים"

הגדרת תהליך-  תהליך ארגוני הינו אוסף של פעולות חוצות ארגון המוגדרות ומוכוונות על ידיי הנהלת הארגון על מנת להשיג בסופו של תהליך תוצאות העולות בקנה אחד עם היעדים והמטרות הארגוניות.

תהליך יכול להיות מורכב מתתי תהליכים ותת-תתי תהליכים וזאת בהתאם למורכבות הארגון ופעולותיו. דוגמא לתהליכים ארגוניים: מכירות, כוח אדם ושכר, ניהול מלאי, גזברות וניהול מזומן, דיווח כספי, תחזוקה שוטפת, אדמניסטרציה וכיו"ב.

מבוא- סיכונים

היות והתהליכים הארגוניים הינם הבסיס לפעילות ולהשגת היעדים קיים סיכון כי משהו ישתבש בהתרחשותם – "סיכונים בהשגת היעדים".

הגדרת סיכון-  אירוע או פעולה העלולים לפגוע בהשגת יעדי הארגון. סיכונים יכולים להיות מובנים בתוך התהליכים הארגוניים, סיכונים פנימיים בארגון או סיכונים חיצוניים לארגון.

סיכונים יכולים להיות קבועים, משתנים, ולכלול את כלל היבטי הארגון, קרי: סיכוני כוח אדם, סיכוני דיווח, סיכונים תפעוליים, סיכוני בטיחות וכיו"ב.

הארגון צריך לייצר מנגנוני הגנה/טיפול בסיכונים  – והן הבקרות.

סיכון הינו אומדן הנזק המחושב על ידי הכפלת החשיפה בהסתברות להתרחשות אירוע שלילי, היכול להשפיע על יכולתו של הארגון להשיג את יעדיו.

בקרות

 

ההבדל בין בקרה לביקורת

ביקורת- מדגמית, נעשית אחת לתקופה (לא שוטף), בדיעבד, מבוצעת ע"י גורם שאינו חלק מהתהליך.

בקרה- שוטפת, מבוצעת ע"י גורם שהוא חלק מהתהליך (עובד, מנהל).

הגדרת בקרה על פי לשכת המבקרים הפנימיים העולמית: "בקרה הינה כל פעולה שבוצעה על ידיי הנהלת החברה או על ידיי אחרים בהכוונתה, לניהול סיכון ולהגדלת ההסתברות להשגת היעדים והמטרות הארגוניים. ההנהלה מתכננת, מארגנת ומנחה ביצוע מספק של פעולות על מנת להשיג בטחון סביר שהיעדים והמטרות יושגו". בקרות נועדו לנהל ולהפחית סיכונים במסגרת התהליכים הארגוניים המהווים את הבסיס להשגת היעדים והמטרות הארגוניים.

טכניקות ליישום בקרות

  • בקרה ידנית- בקרה הנעשית ע"י אדם ולאמצעי מחשב אין חלק פעיל בה. בקרה זו נקראת גם "בקרה בעין". (להבחין בין הדפסת נתונים מהמחשב שהדבר לא כרוך בעיבוד של המחשב לשליפת נתונים מהמחשב המצריכה עיבוד).

 לדוגמא: קיים גורם בחברה האחראי לבדוק את דוח מקבלי השכר ולוודא כי כל העובדים המופיעים בדוח שייכים לארגון.

  • בקרה אוטומטית– בקרה המבוצעת ללא מגע יד אדם, מבוצעת באופן בלעדי ע"י אמצעי  מחשוב.

לדוגמא: לא ניתן להזין למערכת הנהלת החשבונות פקודת יומן שאינה מאוזנת, מדרג סמכויות ממוחשב, לא ניתן לקלוט חשבונית כפולה, הרשאות, לא ניתן לאשר הזמנה החורגת מהתקציב.

  • בקרה מעורבת – שילוב של בקרה ידנית ובקרה ממוחשבת.

לדוגמא: הפקת דוחות חריגים שעובד נוסף צריך לעבור עליהם ולנתח את הפערים.  

סוגי בקרות

  • בקרות מונעות- Preventive מתרחשת לפני קרות האירוע ובכך מונעת את הסיכון.

 דוגמאות:

ü      כאשר קיימת תנועה שגויה בקליטת נתונים, התנועה לא תיכנס לקובץ הרגיל, אלא תנותב לקובץ שגויים.

ü      דרישה כי על מסמך יהיו שתי חתימות לפני אישור

  • בקרות מגלות- Detective בקרות המגלות שגיאה או פעולה לא מורשית ומאפשרות לבצע תיקון. הבקרה אינה עוצרת את התנועה, היא בדיעבד. לא מונעת, אך נותנת התראה.

דוגמאות:

ü      ביצוע ספירת מלאי

ü      הפקת דוחות חריגים.

ü      תנועה שגויה תיקלט לדוח, אך ניתן להפיק דוח שגויים.

  • בקרות מפצות/ מתקנות- בקרות אשר אינן מבטלות את הסיכון הקיים אולם מפצות על הסיכון באופן אחר. בקרות אלה הן בקרות חלופיות. במקרים שלא ניתן להשתמש בבקרות האופטימאליות, משתמשים בבקרות חלופיות  אשר גם נותנות מענה לסיכון אך הן פחות יעילות.

דוגמא: במקרה בו הבקרה האופטימאלית הינה הפרדת תפקידים, הבקרה המפצה תהיה הדוח חריגים.

  • בקרות מנחות- בקרות המוטמעות על ידי הארגון מתוך מטרה לכוון התנהגות או פעילות רצויה.

דוגמא: נהלים, קוד אתי.

לצילום השיעור

 

לסיכום המשך

 



9 + שתיים =

תואר ראשון
תואר שני
מרצים