שם הכותב: תאריך: 25 יוני 2013

מבוא למערכות מידע בארגון לחשבונאים

תפקיד הרו"ח המבקר – לחוות דעתו על נאותות הדוחות הכספיים של המבוקר.

חשבונאות ומערכות מידע – עיבוד והפצה של מידע כספי על ישות עסקית למשתמשים כגון בעלי מניות או הנהלה.

מערכת מידע – אוסף של רכיבים המקיימים ביניהם קשרי גומלין. רכיבים כגון : נתונים, משתמשים, חומרה, תוכנה ונהלים.

מערכת מידע ארגונית – אוסף של טכנולוגיות אשר מאפשרות להשיג את מטרות הארגון.

תהליך עבודה / תהליך עסקי – סדרה של פעולות עם התחלה וסוף מוגדרים.

דיון : האם רו"ח המבקר נדרש לתת את דעתו ולהבין במערכות מידע ו/או תהליכי עבודה של הגוף המבוקר ? למה ? איפה זה כתוב ?

פיתרון : תפקידו של רו"ח המבקר הינו לחוות דעה על הדוחות הכספיים האם הם משקפים באופן נאות את מצב העסקים ותוצאות הפעילות של הגוף המבוקר. הנתונים עליהם רו"ח המבקר מחווה את דעתו, מקורם במערכות המידע של הגוף המבוקר. בנוסף, הנתונים עליהם רו"ח המבקר מחווה את דעתו מביאים לידי ביטוי את התוצאה העסקית / הכספית של תהליכי העבודה. אי לכך, על רו"ח המבקר לתת את דעתו ולהבין במערכות המידע ותהליכי העבודה של הגוף המבוקר.

סעיפים 81 ו-76 בתקן ביקורת 93 מנחים לגבי מערכות מידע ותהליכי עבודה בהתאמה.

מערכת מידע ארגונית – צירוף של טכנולוגיות אשר ארגונים מפתחים ומשתמשים בהן על מנת לאסוף, ליצור, לשמר ולהפיץ מידע שימושי.

 למערכות מידע ארגוניות 2 מטרות :

  1. תמיכה בקבלת החלטות – מנהלים צריכים לנווט את הארגון, אם הוא בקשיים מפתחים תוכנית התייעלות. כדי שיוכלו לנווט את הארגון יש צורך בשימוש במדדים שמציגים את היעד ואת מה שקורה בפועל. אם החברה מטרתה למכור במיליון, ניתן לבדוק באמצעות מדדים כמה מכרו בפועל. ההחלטות נועדו לזיהוי אתגרים / סיכונים ולזיהוי הזדמנויות.
  2. תמיכה בתהליכים עסקיים / תהליכי עבודה – בהתחלה התהליכים היו ידניים.

תהליכים עסקיים רבים מהווים את המקור לרישומים חשבונאיים / לדוחות הכספיים.

מה שקדם ל-ERP היא תפיסת הטוב מסוגו. בהתחלה בארגונים לא היו מערכות מידע והסמנכ"לים רכשו מערכות שונות למחלקות השונות. הבעיה שלא היה סנכרון בין המחלקות ובין המערכות שלהן (כמו איים). עם השנים ארגונים הבינו שאופן עבודה שכזה הוא מסורבל. מכאן התפתח המונח ERP – תפיסה ניהולית שמאפשרת ליצור אינטגרציה (שילוב) במסגרת בסיס נתונים יחיד. בהמשך לדוגמה, בונים יבשת אחת ומחלקים אותה למדינות במקום איים, כלומר בסיס נתונים אחד תחת מערכות אחת המחולקת למחלקות.

מערכת ה-ERP מאפשרת :

  • ניהול ובקרה של תהליכים עסקיים מקצה לקצה
  • אינטגרציה מלאה של תתי מערכות
  • תוכנת מדף
  • ניתנת להתאמה לארגון (קסטומיזציה)

יתרונות מערכת ה-ERP

  • תמיכה טובה יותר בתכנון וקבלת החלטות בארגון:
  • שקיפות המידע להנהלה.
  • שילוב מידע ממקורות שונים לדוח מלא.
  • ייעול תהליכי עבודה :
  • שפה אחידה בכל הארגון.
  • ממשק משתמש אחיד.
  • הנתונים זורמים לכל אורך התהליך.
  • הקטנת עלויות השימוש והתחזוקה – אחידות סביבת המחשבים וספק מרכזי אחד.
  • הטמעת המערכת מחייבת את הארגון לבחון את התהליכים העסקיים, דבר שמהווה הזדמנות לשיפור תהליכי העבודה.

חסרונות מערכת ה-ERP

  • הארגון, בייחוד אם הוא גדול, נדרש לשינוי ארגוני במבנה והתהליכים ושיטות העבודה – דבר המעורר התנגדויות בקרב המשתמשים.
  • הטמעת מערכת הינה דבר מורכב בעל סיכונים רבים – ארגוניים, ניהוליים וגם טכנולוגיים.
  • כישלון הטמעת מערכת יכול להיות הרסני לארגון.
  • משך זמן היישום עלול להיות ארוך.
  • נדרשת תשומת לב מהנהלת הארגון על חשבון הניהול השוטף.
  • עלות ההטמעה גבוהה.
  • תלות בספק אחד.


תשע + = 10

תואר ראשון
תואר שני
מרצים