שם הכותב: תאריך: 04 נובמבר 2013

שיעור 4 – 04/11/2013

סביבת הארגון – המשך

הארגון צריך להגיב לסביבה. ככל שחוסר הוודאות בסביבה גדול יותר, הארגון צריך יותר מידע כדי שתהיה לו היכולת להשתנות ולהתאים עצמו. חייבת להיות התאמה בין הארגון לסביבה בה הוא פועל. יש צורך לבדוק מה קורה בסביבה ומה קורה בתוך הארגון. ככל שיש יותר גורמים שמשפיעים על הארגון, הסביבה שהארגון פועל יותר מורכבת ולהיפך. ככל שיש יותר סקטורים שמשתנים במקביל ובמהירות, הארגון פועל בסביבה פחות יציבה.

מספר הערות:

  1. מידת אי וודאות היא דבר זמני. ייתכן וישנו שינוי אשר מביא לאי וודאות בארגון מסוים לתקופה מסוימת, למשל בתחום הסלולר עם הרפורמה שנוצרה. אם הארגון לא מורגל לפעול בסביבה של חוסר וודאות תהיה אי התאמה לסביבה.
  2. כאשר מנחים את הסביבה יש 4 סביבות ועם זאת, ישנם גם סביבות ביניים כך שהמציאות לא תמיד קולעת למסגרת אך המסגרת מסייעת בניתוח.

אוניברסיטה למשל פועלת בסביבה מורכבת – כ"א, משאבים פיננסיים וכדומה והשינויים הם שינויים איטיים.

התמודדות עם הסביבה

כאשר הסביבה מורכבת, על הארגון יש צורך להתמודד עם גורמים סביבתיים שונים ואז נוצרים הצרכים:

  1. להקים עוד מחלקות ולהוסיף תפקידים – למשל בעבר סוכני ביטוח היו מבצעים ביטוחים לכל התחומי – רכב, דירה וחיים. כיום ככל שיש לחברות הביטוח דרישות שונות מהלקוחות, אותן חברות ביטוח צריכות להעמיד מול הלקוחות אנשים בעלי תפקידים שמיודעים להתמודד עם אותן דרישות שונות.
  2. הוספת תפקידי בלימה – בכל ארגון יש את ליבת הארגון. ליבת הארגון אלה הם אותם גורמים שעוסקים במטרה הייעודית שלשמה הוקם הארגון. ארגון שמייצר נאמר מוצר כלשהו, ליבת הארגון אלה עובדי הייצור. תפקידי בלימה הם התפקידים העוטפים את ליבת הארגון ומוודאים שליבת הארגון תוכל לתפקד באופן סדיר. תפקידי הבלימה חשובה כאשר הסביבה אינה יציבה.
  3. הוספת תפקידי גבול – ככל שהסביבה היא יותר חסרת וודאות יש צורך בתפקידים אלה. מדובר בתפקידים שנמצאים בין הארגון לבין הסביבה. למשל: אנשי שיווק, מחלקות מחקרי צרכנות ודעת קהל. תפקידי הגבול נועדו לצפות שינויים כדי שהארגון יוכל להגיב אליהם בהתאם. תפקידים אלה מכניסים מידע מהסביבה לארגון וגם מוציאים מידע מהארגון לסביבה – יחסי ציבור.
  4. דיפרנציאציה ואינטגרציה – בידול וכילול – בארגונים יש צורך שיהיו גם בידול וגם כילול. כאשר הסביבה מורכבת יש צורך למעשה בשונות, במחלקות וכדומה כלומר בבידול. ככל שיש יותר בידול, צריך ליצור מנגנוני תיאום בין הגורמים השונים, כלומר כילול. בארגונים גדולים עלולים להביא למצב ששתי מחלקות מפתחות מוצרים שונים שעשויים להתחרות זה בזה ואי תיאום בין המחלקות עשוי לגרום לארגון להתחרות בעצמו. מנגנוני התיאום יכולים להיות שונים – תיאומי פגישות, מזכרים וכדומה. דוגמה למצב של חוסר תיאום – תגי מחיר שונים מהמחיר המעודכן בקופות החנות.
  5. תכנון, חיזוי ותגובה – ככל שהסביבה היא פחות וודאית יש צורך ביותר זמן ומשאבים בנושאים אלה. כאשר הסביבה היא וודאית יכולת התגובה לא חייבת להיות מהירה. אם יכולת התכנון, החיזוי והתגובה של הארגון נמוכים, יכולת ההישרדות שלהם נמוכה יותר.
  6. ארגון אורגני וארגון מכניסטי – ארגון שמבנהו אורגני מתאים יותר לסביבה שבה חוסר הוודאות גבוהה יותר. ארגון מכניסטי מתאים לסביבה שבה חוסר הוודאות הוא נמוך יותר.

מאפייני הארגון

מבנה אורגני
העובדים תורמים למשימות המשותפות של המחלקה – יש משימות של המחלקה ואין חלוקה למשימות משנה מוגדרות מעבר לכך. החלוקה היא דינאמית.

  1. משימות מותאמות ומוגדרות מחדש תוך כדי עבודת הצוות.
  2. פחות היררכיה של סמכות ושליטה, מעט כללים.
  3. ידע ושליטה על המשימות ממוקם בכל מקום בארגון – האצלת סמכויות.
  4. תקשורת אופקית.

ארגון כזה הוא יותר גמיש ודינאמי. במידה ויצטרך להתאים עצמו לסביבה יוכל לבצע זאת באופן מהיר ובצורה טובה. בסביבה שאינה יציבה מבנה זה מתאים ועדיף.

מבנה מכניסטי – מזוהה עם וובר

  1. משימות מחולקות לחלקים מוגדרים ונפרדים.
  2. משימות מוגדרות בנוקשות.
  3. היררכיה נוקשה של סמכות ושליטה, הרבה כללים.
  4. ידע ושליטה על המשימות מרוכזים בצמרת הארגון.
  5. תקשורת אנכית – אם רוצים משהו זה רק דרך הדרג הממונה.

ארגון כזה יכול להיות אפקטיבי למדי בסביבה שהיא יציבה ואין בה שינויים תכופים. יכולת התגובה בארגון כזה היא מאוד איטית ובעייתית. האינפורמציה צריכה לעלות תמיד למעלה, ההנהלה צריכה לקבל החלטה ועד שתהליך השינוי מתרחש הסביבה יכולה להמשיך ולהשתנות.



× ארבע = 12

תואר ראשון
תואר שני
מרצים