שם הכותב: תאריך: 23 נובמבר 2013

מעגל הספקים/קניות

 

דגשים בבקרה הפנימית בנושא קניות :

ראשי תיבות חזק-חס:

הפרדת תפקידים וחלוקת סמכויות – יש לבדוק הפרדה בין האחראי על הזמנות רכש , אחראי קבלה למחסן , מאשר תשלום לספקים , מבצע התשלום בפועל , האחראי על רישומי הנהלת החשבונות.

הזמנת סחורה- יש לוודא קיום נוהל מסודר להזמנות, קיום מערכת של מכרזים , הגדרת קריטריונים וצרכים כתנאי להתקשרות עם ספק, קיום מעקב ופיקוח נאות אחר תעודת ההזמנה וכו'.

קבלת סחורה- יש לוודא נוהל קבלת סחורה , השוואת תעודת משלוח לתעודת ההזמנה, בדיקה איכותית וכמותית של הסחורה המתקבלת , ועוד.

החזרת סחורה- פיקוח ומעקב אחר החזרות סחורה , לרבות וידוא החזר כספי או קיזוז מסכום חוב קיים אצל הספק.

התחשבנות עם ספקים – מעקב אחר התחשבנות עם ספקים , לרבות טיפול בהנחות , החזרות, התאמת תעודת משלוח לחשבוניות , פיקוח על אישורי תשלום , והעברת תשלומים בפועל.

דגשים בבקרה הפנימית בנושא ספקים :

ראשי תיבות חרא:

הפרדת תפקידים וחלוקת סמכויות – יש לבדוק הבחנה בין מי שבודק את חשבוניות הספקים, מי שמשלם לספקים, ומי שמנהל את הרישומים בהנהלת החשבונות.

רישום ומעקב- יש לבדוק קיום נוהל התאמת חשבוניות אל מול תעודות הזמנה , ביצוע בדיקות אריתמטיות , התאמה לחוזי רכש, מעקב אחר קבלת הנחות וזיכויים , בדיקת קיום התאמת חשבון תקופתית אל מול הספקים , טיפול בחריגים ובהפרשים ועוד.

אשראי ותשלומים – יש לבחון אישור וביצוע תשלומים רק בהתאם להרשאות ולמדיניות שקבע הארגון , בדיקת ניכוי במקור מספקים והעברת הניכויים לרשויות המס, מעקב אחר פירעון המחאות מתועדות וכו'.

תכנית ביקורת לסעיף קניות סחורה

  1. קבע את רמת סיכון הביקורת הנדרשת לדעתך ואמוד את רמת סיכון החשיפה לאור תוצאות סקר הבקרה הפנימית, בו נאמדה רמת סיכון הבקרה וסיכון שבמהות.
  2. בדוק חתך של קניות סחורה. הערה מטה
  3. בדוק חתך של תעודות זיכוי אחרונות מספקים.
  4. בדוק מדגמית את המחירים בחשבוניות הרכישה למול מחירון ספקים. הערה מטה
  5. בדוק מדגמית את נאותות רישום הקניות בספרים בהשוואה לרישום המכירות בספרי הספקים.
  6. וודא הקבלה נאותה בין קניות הסחורה לבין מכירות הסחורה מבחינה כמותית וערכית.
  7. קרא הסכמים עם ספקים עיקריים ותמצת את עיקריהם. הערה מטה
  8. השווה בין קניות השנה לקניות בתקופות קודמות וקבל הסברים באשר להבדלים מהותיים, אם היו.
  9. השווה את שיעור הרווח הגולמי של השנה המבוקרת לנתוני שנים קודמות. הערה מטה
  10. השווה בין נתוני הקניות בספרים לבין נתוני התקציב או מערכת התמחיר. הערה מטה
  11. בחברה שחוק ניירות ערך חל עליה וודא הצגה נאותה של סעיף קניות סחורה בהתאם לתקנות ניירות ערך (עריכת דוחות כספיים שנתיים), התשנ"ג-1993. הערה מטה
  12. קבל הצהרת מנהלים בדבר נאותות הצגת סעיף קניות סחורה בדוחות הכספיים.

הערות בנוגע לסעיפים:

  • סעיף 2 – בחתך של קניות סחורה המטרה היא לוודא שכל מה שהתקבל כחו"ג/כמוצר קנוי בשנה מסוימת עד למועד דוחכ"ס, נרשם כקניות ולא כדבר אחר. לצורך העניין נוצרת כאן בעיה, משום שנניח שקיבלתי סחורה עד 31/12/12 והכנסתי אותה למחסן, אך חשבונית הקנייה נרשמה בהנה"ח רק ב2013 ß עיוות! זהו הסיכון שאנו רוצים לפתור ע"י בדיקת חתך. אזי נבדוק מדגמית נניח רק את החודש האחרון, ונוודא שכל מה שנכנס למחסן רשום כקנייה בהנה"ח.
  • סעיף 4 – בדיקה זו באה להבטיח מחירים מוסכמים מול ספק ושאין פה קנוניה.
  • סעיף 7 – דרך הסכמים ניתן ללמוד על התחייבויות לרכישת כמות מינימום, הנחות למחזור. כמו כן יש לבדוק סעיפים חשובים בהסכם.
  • סעיף 9 – מדובר בבדיקה אנליטית, שיכולה להעיד על בעיה בקניות או במכירות.
  • סעיף 10 – אין עסק שלא מתנהל ע"פ תקציב – אפילו פיצוצייה.
  • סעיף 11 – לעניין ההצגה.

תכנית ביקורת לסעיף "ספקים"

  1. קבע את רמת סיכון הביקורת הנדרשת לדעתך ואמוד את רמת סיכון החשיפה לאור תוצאות סקר הבקרה הפנימית, בו נאמדה רמת סיכון הבקרה וסיכון שבמהות.
  2. קבל רשימת ספקים
    מפורטת וממוינת לקבוצות מתאימות, תוך הבחנה בין ספקי רכוש קבוע לספקי מלאי ונותני שירותים שוטפים (לצורך הכנת דוח תזרימי מזומנים).
  3. סקור את רשימת הספקים שקיבלת וודא התאמת מדגם יתרות לרישום בספרים, גיול יתרות ספקים ואיתור ספקים בעלי יתרות מהותיות לצורך משלוח בקשות לאישורי יתרה.
  4. בדוק קיום התאמות חשבון עם הספקים.
  5. בדוק מדגם של חשבונות ספקים שלא השיבו על הבקשות לאישורי יתרה על ידי בדיקות המבססות את התנועה בחשבונות.
  6. לגבי יתרות שנבדקו, בדוק התפתחות לאחר תאריך הדוחות הכספיים.
  7. בדוק מדגם של יתרות ספקים בחובה וודא כי יתרת החיוב נובעת מתשלום מקדמות.
  8. בדוק תנאי אשראי עם ספקים כדי לוודא שנכללו בדוחות הכספיים ריבית, הפרשי הצמדה או הפרשי שער בחשבונות המתאימים. בדוק מדגמית את נאותות החישובים.
  9. בדוק את היחס שבין יתרות הספקים לתאריך המאזן לבין הסעיפים המתאימים בעלות המכירות והשווה לשנים קודמות ולמקובל בענף. קבל הסברים לשינויים ביחסים כאמור.
  10. בדוק את נאותות שיערוך יתרת הספקים בהתאם לתקן בינלאומי מספר 21.
  11. לגבי חברות שחוק ניירות ערך חל עליהן, בדוק אם ניתן גילוי נאות בהתאם להנחיות פרק ד' לתקנות ניירות ערך (עריכת דוחות כספיים שנתיים), התשנ"ג 1993.

לצילום השיעור



+ 8 = עשר

תואר ראשון
תואר שני
מרצים